Компенсация расходов по авансовому расчету

Компенсация расходов по авансовому расчету

Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он направляется в командировку на личном автотранспорте? Ответы по учету в учреждениях госсектора Вопрос: Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он направляется в командировку на личном автотранспорте? Какие документы оформить? Ответ от В соответствии со ст.

Содержание:

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы. Игнорирование надлежащего оформления подотчетных документов может повлечь налоговые риски в части признания расходов по налогу на прибыль, доходов работников по НДФЛ, а также необходимостью начисления страховых взносов на сумму неподтвержденных расходов.

Получить денежные средства под отчет может не только работник компании, но и лицо, с которым у компании заключен договор гражданско-правового характера письмо ЦБ РФ от Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ распоряжение, решение , подписанное руководителем компании.

Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет теперь нет. В письме ЦБ РФ от Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Распорядительный документ на выдачу наличных под отчет должен содержать следующие сведения: — ФИО подотчетного лица; — сумму и срок, на который она выдается; — подпись руководителя; — дату и регистрационный номер документа.

В распорядительном документе может быть указано несколько сотрудников компании, которым выдаются денежные средства под отчет. По каждому подотчетному лицу указываются суммы наличных денег и срок, на который они выдаются.

С 19 августа г. Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня письмо ФНС России от В отношении командировочных расходов срок предоставления авансового отчета установлен в п. Работник организации обязан в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки представить авансовый отчет.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки абз.

Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты. Кроме того, для подтверждения расходов на перелет, необходим посадочный талон письмо Минфина России от В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке абз. Служебную записку работник должен представить по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки на оплату ГСМ и др.

В служебной записке проставляются даты отъезда и приезда работника. Кроме того, с таким работником необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указывается размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях ст. К авансовому отчету должны быть приложены документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей и об иных расходах, связанных с командировкой п.

По какой форме составлять авансовый отчет Несколько слов о форме, которая используется для составления авансового отчета. Напомним, что до г. С г. Собственные формы должны быть разработаны с соблюдением обязательных реквизитов первичных документов. При использовании унифицированных форм нельзя удалять имеющиеся реквизиты таких документов письмо Минфина России от При разработке собственных форм первичной учетной документации следует учитывать, что обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании Информация Минфина России от Таким образом, порядок ведения кассовых операций утв.

Следовательно, компания вправе самостоятельно разработать форму авансового отчета, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п. Ошибки при оформлении подотчетных документов Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влечет за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от Пренебрегая приведенными правилами, можно потерять существенную часть расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу ст.

Москве от Пример 1 Компания оплатила перелет и проезд на транспорте, проживание в гостинице своих работников, а также выплатила им суточные. В то же время документами, приложенными к авансовому отчету, не был подтвержден служебный производственный характер командировок: отсутствовал приказ о направлении работника в командировку с установленными целями поездки, отчет о выполнении задания.

ИФНС признала, что данные расходы не являются документально подтвержденными, и доначислила компании налог на прибыль, соответствующие пени и штрафы, а также НДФЛ. Суд поддержал инспекцию. Решение АC Ставропольского края от Пример 2 Компания предъявила судебный иск к директору по поводу возмещения причиненных им убытков.

Так, при проверке расчетов с подотчетными лицами были выявлены следующие нарушения, повлекшие за собой вывод активов компании: — в нарушение положения Закона о бухгалтерском учете ТМЦ были списаны на себестоимость без оправдательных документов; — согласно авансовому отчету за счет компании были приобретены стройматериалы. Однако объемы и виды работ в акте не указаны; — согласно авансовому отчету за счет компании был приобретен сварочный аппарат.

Стоимость данного аппарата была списана на затраты, но физически он на складе отсутствовал. Как отметили судьи, нарушение порядка ведения бухгалтерского учета само по себе не является достаточным основанием для вывода о причинении компании убытков. В данном случае должны быть надлежащие доказательства того, что в результате недобросовестного и неразумного исполнения руководителем своих обязанностей а именно их ненадлежащего исполнения компании были причинены имущественные убытки.

В данном деле такими доказательствами стали следующие документально подтвержденные факты: получение руководителем под отчет денег из кассы компании и получения им ТМЦ от имени компании, отсутствие оправдательных документов по расходованию полученных средств, неоприходование ТМЦ.

Кроме того, не было подтвержден факт, что эти ТМЦ использовались в производственных целях. В результате суд пришел к выводу о причинении вреда компании. Постановление АС Северо-Кавказского округа от Кроме того, ТМЦ и услуги, оплаченные за счет подотчетных средств, на учет не приняты не оприходованы. Довод компании о том, что расходы подотчетного лица, указанные в чеках, приложенных к авансовым отчетам, относятся к хозяйственной деятельности компании в соответствии с распоряжениями руководства, суд отклонил.

Аргументы: покупка товаров, указанных в чеках, прилагаемых к авансовым отчетам, отсутствуют в целях п. А перечень операций, на которые компания вправе расходовать денежные средства, поступившие в кассу, является закрытым. Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от Так, поступившую в кассу денежную наличность можно израсходовать на осуществление: — выплат работникам сумм, входящих в состав фонда оплаты труда заработная плата, премии, вознаграждения по итогам работы ; — выплат социального характера работникам пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, материальная помощь ; — выплат страховых возмещений страховых сумм по договорам страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии наличными деньгами; — выдачи наличных денег на личные потребительские нужды индивидуального предпринимателя, не связанные с осуществлением им предпринимательской деятель-ности; — оплаты товаров кроме ценных бумаг , работ, услуг; — выдачи наличных денег работникам под отчет; — возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги; — выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским платежным агентом субагентом в соответствии с требованиями ст.

Разрешенные цели распространяются на индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, за исключением кредитных организаций. Трата подотчетных денег в рамках конкурсного производства В соответствии с п. Если подозрительная сделка была совершена в течение одного года до принятия заявления о признании банкротом или после принятия этого заявления, то для признания ее недействительной достаточно обстоятельств, указанных в п.

Установление факта безвозмездности совершения сделки отсутствия реальной оплаты при наличии признаков неплатежеспособности или недостаточности имущества у должника в момент ее совершения дает основание предполагать наличие цели причинения вреда имущественным правам кредиторов и, таким образом, влияет на вывод о признании сделки недействительной в силу п.

Пример 4 Систематическое получение денежных средств в качестве подотчетных сумм с нарушением установленного порядка их предоставления при отсутствии доказательств расходования ранее полученных в качестве подотчетных денежных средств на нужды компании либо обязанности их возврата не отвечает принципам добросовестности.

При этом конкурсный управляющий не мог не осознавать, что в отсутствии оправдательных документов своими действиями причиняет вред кредиторам, поскольку влечет уменьшение размера имущества должника, за счет которого кредиторы должника вправе были рассчитывать на удовлетворение своих требований.

Подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Но никаких документальных доказательств, подтверждающих расходование конкурсным управляющим полученных им в подотчет денежных средств на нужды компании доказательства составления авансовых отчетов с подтверждающими расходы документами либо их возврат должнику, предъявлено не было. В силу п. Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от При этом согласно п. На практике нередко под видом командировочных расходов выплачивается часть заработной платы.

Пример 5 Компания осуществляла деятельность не только по месту регистрации, но и в другом городе Сочи. При этом работа сотрудников компании на курорте оформлялась в следующем порядке: издавался приказ о командировке сроком на календарный месяц с 1 по е или е число месяца. По окончании командировки издавался аналогичный приказ о направлении работника в командировку с первого числа следующего месяца сроком на один месяц.

Сотрудники, которых направляли в командировку, занимали в компании должности различного характера, в том числе машинист экскаватора, водитель, механик, монтажник, охранник, кладовщик, производитель работ, начальник бригады, инженер-геодезист, начальник сметно-договорного отдела и пр.

По итогам командировок эти лица составляли авансовые отчеты с обозначением понесенных расходов в качестве командировочных. При этом расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также по найму жилого помещения не отражались. При проведении проверки ПФР доначислил компании страховые взносы, поскольку суммы, выплаченные работникам в качестве компенсации дополнительных расходов в командировке суточные , не являются возмещением расходов работников, связанных со служебной командировкой.

Такие суммы являются доходом работника и признаются объектом обложения страховыми взносами. Суд поддержал позицию ПФР. В соответствии с абз. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояний, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В этой связи, суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на период служебной командировки в связи с проживанием работника вне места постоянного жительства.

Суд отметил, что определяющим фактором отнесения расходов к числу связанных с командировкой, является их направленность на возмещение расходов работников, вызванных необходимостью выполнения трудовых функций вне места постоянной работы, в том числе связанные с проживанием вне постоянного места жительства суточные. Спорные суммы выплачены сотрудникам за работу, предусмотренную непосредственно их должностными обязанностями, и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке как выплаты, производимые в пользу работников и направленные на получение дополнительного дохода и экономической выгоды в рамках трудовых отношений.

Направленность и экономическое содержание произведенных обществом выплат не позволяют признать их возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой и свидетельствуют о выплате работникам дохода и получения экономической выгоды в рамках трудовых отношений.

Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от Однако в подобных ситуациях суды встают на сторону компаний, отмечая, что достоверность представленных работником документов, подтверждающих произведенные расходы, определяет само предприятие. Пример 6 Факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует сам по себе о том, что все выплаты, которые осуществляются работниками, представляют собой оплату их труда, в частности факт выдачи сумм под отчет не является вознаграждением за выполненную работу.

Если авансовые отчеты работника предприятием приняты, приобретенные по подотчетным денежным средствам ТМЦ и расходы оприходованы, достоверность представленных работником документов, подтверждающих произведенные расходы, определены самим предприятием.

Решение Пятого арбитражного апелляционного суда от Таким образом, недостатки в оформлении подотчетных документов при наличии полного комплекта подтверждающих документов , не означают возникновения объекта обложения страховыми взносами постановление АС Центрального округа от Доначисления страховых взносов ждут компанию, если у нее отсутствуют документы, на основании которых можно сделать вывод об удержании подотчетных сумм с подотчетного лица.

Выплаченные суммы рассматриваются как выплаты в пользу физического лица в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами.

По поводу необходимости обложения страховыми взносами денежных средств, выданных под отчет работнику, по которым своевременно не представлен авансовый отчет, Департаментом развития социального страхования были приведены следующие аргументы письмо Минтруда России от Выданные под отчет денежные средства, по которым работник не отчитался в установленные сроки, признаются задолженностью работника перед организацией и подлежат удержанию из его заработной платы ст.

Принять такое решение работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. Пример 7 Работник должен был отчитаться и сдать неиспользованный остаток денежных средств не позднее 30 марта г.

Фактически работник отчитался только 10 мая г. В этом случае организация вправе удержать сумму денежных средств, выданных работнику в подотчет, не позднее 30 апреля г.

А поскольку организация эти удержания не произвела, на сумму невозвращенных денежных средств необходимо начислить страховые взносы ст.

Возмещения личных расходов сотруднику

Возмещение по авансовому отчету Возмещение по авансовому отчету В большинстве случаев деньги на выполнение служебных поручений выдаются сотруднику до их выполнения. Возмещение денежных средств по авансовому отчету при соблюдении правил его оформления сотрудником является обязанностью компании, которая выдала их на производственные расходы. Компенсация предоставляется, если сотрудник потратил личные деньги на оплату услуг, товаров, служебную командировку без предварительного получения аванса. В совокупности с прикрепленной к нему документацией, отчет позволяет контролировать затраты предприятия и упорядочивает информацию о финансовых потоках.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета хотя бы раз а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в.

Справка Расчеты с подотчетными лицами не теряют своей актуальности. Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо значительных изменений. В статье рассмотрим основные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм.

Компенсация расходов по авансовому отчету

Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия. Корпоративная банковская карта — мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана. Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами. Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера. Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия — владельца карты.

Возмещение расходов по авансовому отчету становится необходимостью, когда истраченная работником сумма оказывается больше, чем полученный .

Каков порядок возмещения по авансовому отчету?

Недостаток Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате кассовые и товарные чеки, платежные поручения ;приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику подп. А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ п. А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны п.

Как оформить возмещение расходов по авансовому отчету в 1С 8.3?

Выдача денежных средств под отчет и их возврат До Имеется его заявление на выдачу денег, подписанное руководителем или ИП. В заявлении указана сумма, которую необходимо выдать, и срок, на который она выдается. Первое отменено, а второе перестало быть обязательным. Теперь выдача подотчетных сумм может осуществляться не только по заявлению работника, но и на основании распорядительного документа, подписанного руководителем или ИП. Отчитаться за использование выданной суммы работник должен в течение 3 рабочих дней: по истечении срока, указанного в заявлении на выдачу или в распорядительном документе; после возвращения из командировки. Для этого работник составляет авансовый отчет. Отчет сдается бухгалтеру, главному бухгалтеру а если их нет, то руководителю вместе с подтверждающими расходы документами. Сроки утверждения отчета законодательно не закреплены — они устанавливаются руководителем. Форму авансового отчета можно скачать на нашем сайте.

Типичные ошибки при расчетах с подотчетными лицами

Итоги Когда оформляется авансовый отчет Согласно п. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера , который составляется при наличии заявления от подотчетника , одобренного руководителем или на основании распорядительного документа приказа, распоряжения руководителя компании или ИП. В заявлении или распорядительном документе должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств. Авансовый отчет , в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем. Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь. Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом. Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции.

Заявление о возмещении потраченных на нужды компании личных средств

Что это такое Отчет о применении средств, отпущенных на командировку, либо под отчет относится к сводным учетным бумагам. Данные бумаги показывают действия, которые записаны в первичных бумагах и соответственно со ст. Они обобщают показатели начальных бумаг, давая вероятность понизить число учетных записей на счетах. Начальными бумагами есть проездные билеты, счета за проживание во время командировки, накладные и т. Когда оформляется Авансовый отчет составляется в ситуации, когда работнику на приобретение чего-нибудь для необходимостей организации были выданы средства заранее под отчет. Средства должны выдаваться на основе расходного кассового ордера, который пишется при присутствии заявления от подотчетного, подтвержденного начальником. Заявление должно содержать сумму и период использования средств.

Бухучет и отчетность Какими бухгалтерскими проводками следует отразить возмещение расходов по авансовому отчету подотчетному лицу в случае, когда подотчетное лицо приобрело для учреждения почтовые конверты маркированные? Возмещение расходов по авансовому отчету подотчетному лицу осуществляется на его зарплатную карту один раз в месяц в последний рабочий день месяца. Рассматриваемые операции осуществляются в рамках приносящей доход деятельности. Как отразить в учете выдачу подотчетному лицу маркированных конвертов в подотчет для отправки корреспонденции? Какими бухгалтерскими проводками следует отразить возмещение расходов по авансовому отчету подотчетному лицу в случае, когда подотчетное лицо приобрело для учреждения почтовые конверты маркированные? Маркированные конверты учитываются на счете 35 "Денежные документы". Обоснование вывода: Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет п. Однако практика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества в интересах организации госсектора за счет личных средств с последующей компенсацией расходов, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. Во избежание отказа в возмещении произведенных сотрудниками расходов суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств должны быть согласованы с работодателем.

Возмещение затрат по авансовому отчету обычно происходит в двух случаях: если сотрудник поехал в командировку либо купил товары за наличные.

Имеет ли право ООО возместить ему расходы согласно авансовому отчету задним числом? Ответ: В законодательстве нет запретов на использование сотрудником личных средств для оплаты покупок, в которых нуждается организация. Однако в данной ситуации существует налоговый риск, связанный с несвоевременным отражением расходов.

Шаблоны и формы Разбираемся с новыми правилами для подотчета С августа года начали действовать новые правила на выдачу денег сотрудникам. Кто теперь имеет право получить подотчетные средства и как их выдавать в году, расскажем в статье. Согласно приказу Минфина от Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ. В году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от Главные модификации коснулись пункта 6. Новые правила подотчета: получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор ст.

Комментарии
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2020 udobno57.ru